Software de pagos: Ventajas y Desventajas

El objetivo de cualquier organización en el área financiera es la de poder controlar todos los movimientos de efectivo de un negocio o empresa de manera eficiente. Darle la capacidad al área de tesorería y finanzas de crecer con herramientas como software de pagos otorga una ventaja en el mercado al desarrollar y controlar cualquier proceso contable interno que tenga que ver con la salidad de efectivo de forma inmediata, esta puede ser la diferencia entre el tiempo de crecimiento y la posición en el mercado de una empresa.

¿Qué hace un software de pagos?

Un software de pagos se trata de un sistema digitalizado completamente en línea, el cual se encargará de administrar todos los pagos que tu negocio debe hacer a proveedores, empleados, socios y autoridades fiscales para cumplir con sus obligaciones. Un software pagos se encarga de gestionar el exigible a corto plazo: proveedores y efectos comerciales a pagar, reportes con documentos que recogen las operaciones de la actividad de la empresa, así como otros documentos de origen diferente como los acreedores, gestión de deudas financieras a corto plazo entre muchas otras operaciones que se pueden automatizar para mantener un control fijo y estable del flujo de efectivo en una organización.

Software de pagos ventajas y desventajas

Ventajas de contar con software de pagos

• Gestión de pagos a proveedores. Los proveedores de la empresa representan una parte esencial en los productos y servicios que se utilizan diariamente, los pagos a estos son medulares para contar con dichos artículos o servicios, para ello el pago debe ser puntual y preciso para no incomodar las rutinas de trabajo de los trabajdores. Con un software de pagos se gestionan de forma automática los pagos a los proveedores para evitar retrasos o errores en la facturación, así se tendrá un control total sobre el manejo de estos.
  
• Emisión de facturas. La facturación representa la manera más eficiente de cuadrar los pagos y cobros de una empresa, con ellas se puede gestionar todos los procesos contables y de administración interna, especialmente en el apartado de emitir, consultar, eliminar y crear facturas electrónicas (CFDI) con todas los requerimientos que el SAT necesita.
  
• Realizar controles, auditorías e inspecciones. El control auditor de cualquier empresa hacia su departamento de tesorería y finanzas es vital para lo reportes mensuales y anuales; con un sistema digital que automatice los registros de pagos a proveedores, trabajadores y a la facturas que se necesiten llevar el dinero, se puede ser preciso en el control del flujo de efectivo, así evotar errores humanos y poder realizar auditorías internas de mayor eficiencia.
  
• Controlar el vencimiento de adeudos. Si bien los adeudos representan pérdidas a futuras para cualquier cuenta, estas deben evitarse de cualqueir manera, ya sea por error humano o por no tener el suficiente cuidado para que en el desgloce de costos se contemplen estos en el presupuesto de gastos. Con un software de pagos se podrán evitar las demoras y vencimiento de pago de adeudos proponiendo planes de pago para cada cuenta en el periodo deseado, así se evitará la mororsidad de cualquier manera y evitar pagar recargos e intereses. Podemos, además,  programar pagos y cobros para recordar que debemos realizar ciertas acciones, como pagos no automáticos.
  
• Desglose de costos. Cada cosa tiene un costo, desde el pago de impuestos, nómina, pago a proveedores y costos extra que debe asumir la organización financiera. Con el software de pagos se podrá obtener por medio de reportes y listados, la información exacta de cada gasto, la cantidad y la fecha de todas las salidas de dinero, para evitar así problemas con repeticiones de pagos y tener un control diario del flujo de efectivo.
  
• Definir aprobaciones. Con un robusto software de pagos también es posible obtener aprobación de los altos mandos sobre la salida de dinero. Si bien los gastos de cada empresa pueden variar dependiendo sus necesidades, con el sistema de aprobación se puede dar la autorización a través de notificaciones de la salida de efectivo hacia una cuenta ya determinada, obteniendo el registro de la aprobación y continuando con la pirámide de trabajo. Se pueden también automatizar los pagos de hasta cierta cantidad de dinero, si el monto rebasa el tope establecido se necesitará de aprobación de un mando para poder ejecutar la operación haciendo efectiva la cadena de mando en quien recae la responsabilidad. 
  
• Optimización del flujo de caja. Automatizar los flujos de trabajo de administración de proveedores esenciales en todo el proceso de cuentas por pagar, dando prioridad a la eficacia y velocidad del sistema. Eso significa un mayor enfoque en los análisis de alto valor, percepciones, y la optimización del flujo de caja y menos frustración y pérdida de tiempo.
  
• Mejorar la eficiencia de trabajo. El sistema de pagos te hace más eficiente. El software de pagos genera procesos automatizados y configurables para mejorar los controles internos. Se definen los flujos de trabajo, aprobaciones y controles internos para alinearse con la forma en que opera tu empresa. Eso también significa que tiene visibilidad en el proceso de cuentas por pagar enteras para asegurar la rendición de cuentas a los auditores internos y externos.
  
• Emisión de reportes. Los reportes mensuales del dinero se deben cuadrar para tener un control de efectivo sano y preciso; el software de pagos facilita la realización cualquier consulta en tiempo real de la información existente en la base de datos, de forma ágil y rápida. Por otra parte, las soluciones que se ofrecen hoy en el mercado permiten crear informes y cuadros de mando para facilitar el análisis del rendimiento por medio de los reportes.
  
• Ahorro de costos y tiempo. Esto se debe a que el tiempo que antes se dedicaba a la gestión de facturas emitidas y recibidas, ahora puede destinarse a otros procesos. La automatización de pagos agiliza los tiempos de espera, y la emisión automática de facturas tiene el mismo resultado.

Desventajas de un software de pagos

• Proceso de pagos menos humano. Si bien el ahorro de tiempo de trabajo y esfuerzo al automatizar los pagos a cuentas de clientes y proveedores es una ventaja, para muchas empresas que aún no consiguen un software de pagos ponderizar las relaciones humanas es aún un trabajo importante. Que se realicen de esta forma los pagos boraa casi por completo el factor humano y “enfría” las relaciones que podrían tener entre empresa y clientes y/o proveedores.
  
• Los pagos pueden llevar más tiempo de lo esperado. Una de las principales desventajas es que cuando se necesita realizar un pago de manera inmediata pero ya no es el horario de servicio lo más probable es que este se vea reflejado hasta el otro día, esto porque los métodos de pago electrónicos están regulados por instituciones que ya tienen un horario establecido.
  
• Necesidad de protección adicional. La protección de datos es vital para el buen funcionamiento en el manejo financiero ya que se está usando información personalísima, por ello la necesidad de sistemas más sofisticados para la protección de los mencionados es importante, esto debido a que las técnicas de fraude han aumentado con el paso de los años en temas de finanzas digitales. No obstante esto no quiere decir que se deban descartar, esto incluye además la capacitación del personal y los contantes avisos de privacidad con los clientes y/o proveedores, bancos u organizaciones con las que se tenga trato para haccer saber información importante como saber detectar los sitios falsos, una conexión de internet confiable, estar atentos al Phishing, proteger los dispositivos y realizar estados de cuenta al finalizar la operación.

Solución al flujo de efectivo con software de pagos

La importancia del área de finanzas de cualquier organización se centra en el control de los flujos de dinero, ya que gestiona las entradas de efectivo por parte de los clientes, así como las salidas de dinero para el pago a proveedores. Llevar una gestión manual implicaría arriesgarse a no tener la seguridad para las operaciones diarias, o peor aún, la empresa no pudiera planificar el crecimiento a mediano o largo plazo. 

Escapa de los procesos manuales de productividad para las cuentas a pagar. Con nuestro Sistema de cuentas por pagar, Saccsa ha desarrollado el software de Pagos tu equipo de finanzas podrá automatizar los flujos de trabajo de administración de proveedores tácticos en todo el proceso de cuentas por pagar, dando prioridad a la eficacia y velocidad del sistema.

Claves para el cash management

Existen múltiples formas de administrar de una empresa de manera correcta, sin embargo las claves de la administración van de la mano con el manejo de las finanzas, el rendimiento de las finanzas de una organización son determinantes en los planes que se tienen día a día como a futuro; una buena administración del dinero que entra y sale otorgará dividendos, una administración descuidada solo obtendrá resultados en contra, el cash management es el aparato de gestión financiero que gestiona el flujo de dinero de forma personalizada.

El Cash Management es el proceso de gestión del efectivo dentro de una organización, opera todas las actividades financieras y resultan ser un conglomerado de elementos claves que al ser bien ejecutadas, reportarán con exactitud todos los moviemientos relacionados a las finanzas y tesroería. 

¿Qué es el Cash Management?

El Cash Management, también conocido en español como gestión de efectivo, es el proceso que implica recopilar y gestionar los flujos de efectivo de las actividades operativas, de inversión y financieras de una empresa. 

En una institución bancaria, el término Cash Management se refiere a la administración diaria de la gestión de entradas y salidas de efectivo. En la administración de negocios, es un aspecto muy importante de la estabilidad financiera de una organización. Debido a la multitud de transacciones en efectivo que se realizan a diario, es necesario gestionarlas

El objetivo final de la gestión de efectivo es maximizar la liquidez y minimizar el costo de los fondos.

Principales claves de un buen funcionamiento de Cash Management 

• Disminuición de las necesidades de financiamiento a corto plazo
• Hacer rentables los excedentes de fondos monetarios
• Atención sin distracciones sobre las obligaciones monetarias
• Asegurar la liquidez
• Crear protocolos de acción definidos para pagos y cobros
• Optimización de recursos
• Proyección de dinero a 6, 12 y 24 meses con base en históricos

La gestión de los recursos financieros disponibles para la empresa es la clave del desarrollo de un eficiente Cash Management. Otra clave principal para la gestión del efectivo es determinar cómo utilizar los fondos sobrantes. El exceso de efectivo se puede usar para pagar impuestos, comprar equipos, abrir nuevas áreas de desarrollo interno, contratar personal o ayudar a financiar los esfuerzos de expansión, por citar solo algunos ejemplos.

Principales tareas del cash management

• Estudiar el circuito del flujo de dinero
• Revisar los métodos de cobro y pago 
• Administrar los recursos disponibles de cada departamento
• Estudiar las condiciones de los mercados financieros
• Hacer reportes temporales sobre los estados económicos
• Maximizar los resultados económicos
• Controlar la liquidez de la empresa

Estas prácticas simples pueden ayudar a acelerar la velocidad a la que el efectivo regresa a la cuenta bancaria de la empresa.

Cash Management como herramienta financiera

El cash management funciona como la herramienta financiera que permite lograr el equilibrio en las finanzas, ya que, por ejemplo, cuando en una empresa hay suficiente dinero en efectivo, puede estar desaprovechando la oportunidad de invertir y generar ganancias adicionales con negocios alternos o inversiones a largo plazo, en cambio el esenario en el que una empresa se ve enredada en sus propias cuadraturas mensuales, comienza a perder rumbo en sus decisiones financieras y se ve obligada a pedir préstamos con intereses, haciendo una espiral de la cuál es dificil recuperarse.

El crecimiento de una organización dependerá casi exclusivamente de la correcta administración del Cash Management. Tareas de expansión como abrir sucursales, expandirse a nuevos mercados, desarrollar nuevas líneas de productos, crear líneas de crédito, o incluso acciones internas que tengan que ver con la contratación de empleados o aumentar el presupuesto de departamentos como el de mercadotecnia son dependientes de los recursos que se consigan con el desempeño diario de una empresa.

Todas las operaciones requieren efectivo y todas requieren pasar por ese proceso de manejo que puede ser más sencillo con la obtención de pronósticos y reportes elaborados por un sistema Cash Management.

El mercado actual demanda la participación permanente de herramientas financieras digitales que incluyan la gestión de dinero y que sepa cómo fluyen tanto las inversiones, las entradas, los abastos, los préstamos y los gastos de cada departamento de una organización. Por ello lo mejor es que una herramienta electrónica permita a las empresas o personas manejar eficientemente sus principales operaciones (como cobros y pagos), utilizando tecnología aplicada a las finanzas y permitiendo llegar a sus proveedores, empleados, accionistas y clientes con soluciones eficientes a un costo moderado, así como una forma de realizar las operaciones diarias de entradas y salidas de efectivo.

Solución para Cash Management

En Saccsa ha desarrollado un software de tesorería robusto, con diferentes módulos esenciales para su funcionamiento, que opera las principales funciones de tesorería como el flujo de fondos, conciliación interbancaria, creación de presupuestos y control de bancos lo cual permitirá que la tesorería de cualquier empresa sea manejada profesionalmente, que puede atender todas las tareas atribuidas al Cash Management.

Nuestro Sistema de Tesorería te permite administrar las entradas y salidas de recursos de la empresa, contando con información real de las cuentas bancarias

En Saccsa te ofrecemos soluciones integrales que reúnen servicio y tecnología.

La contabilidad financiera de una empresa es la espina dorsal para sostener a una empresa, requiere de mucha precisión, análisis y buena planeación para llevar procesos contables satisfactorios que vuelvan rentable a cualquier a una organziación. Existen múltiples herramientas para desarrollar las tareas diarias que se requieren para lograr un adecuada contabildiad financiera, sin embargo en el panorama aparece una indispensable acción: es la conciliación bancaria.

¿Qué es la conciliación bancaria?

Esta tarea financiera nos ayudará a reconocer cómo se hizo el gasto o ingreso y en qué período determinado haciendo una cuadratura con el ejercicio con una institución bancaria. Cuando una empresa recibe su recibo bancario ya sea semanal o mensual, en condiciones ideales, las transacciones en el extracto deben coincidir con las transacciones en el reporte interno de la empresa.  Al proceso de comparar los registros financieros internos de la empresa con el extracto bancario se denomina como Conciliación Bancaria.

La conciliación bancaria es un proceso que te permite comparar el valor de los apuntes contables que la empresa tiene registrados con el valor de los movimientos bancarios de las cuentas con las que opera tu negocio.

¿Para qué sirve una conciliación bancaria?

• Conocer con exactitud ingresos y gastos pendientes de contabilizar
• Registrar los gastos por comisiones bancarias que generalmente se cobran directamente en la cuenta.
• Identificar si el gasto por comisiones es correcto
• Toma de decisiones más precisas al poder contar con datos exactos de efectivo, planeando así un presupuesto
• Datos fiables ante una auditoría 
• Registrar el ingreso por intereses sobre inversiones de chequeras productivas.
• Identificar la duplicidad de cobros y pagos por errores u omisiones.
• Tener control sobre pagos y devoluciones a clientes y proveedores.

Este procedimiento, cuyo principal objetivo es mantener las cuentas y los movimientos bancarios bajo control, debería realizarse al final del mes, comparando el extracto de la entidad bancaria con las operaciones registradas de gastos e ingresos durante ese periodo de tiempo. 

¿Cómo realizar una mejor conciliación bancaria?

El proceso de conciliación inicia con la recepción de los estados de cuenta bancarios, mismos que serán comparados contra los movimientos en las cuentas de efectivo del sistema de tesorería; sin embargo, hay que considerar que en los extractos bancarios existen movimientos que no precisamente son efectivo, como los cheques en tránsito y los abonos salvo buen cobro.

1. El sistema de tesorería debe consumir los extractos bancarios y con base en las reglas determinadas compara los movimientos automáticamente, dejando como partidas en conciliación aquellos que no se corresponden, entre ellos puede ser: comisiones cobradas en el banco que no están registradas en el sistema o pagos generados en el sistema de tesorería que el banco no procesó (devoluciones o rechazos), depósitos no identificados.
2. Se realizan los registros correspondientes en el sistema de tesorería con respecto a las comisiones, desaplicar los pagos no efectuados y rechazados.
3. Realizar la comparación de los saldos del extracto bancario en paralelo con el saldo en las cuentas de efectivo del sistema de tesorería: para que cuadren deben resultar en los mismos números.
4. Si existe un excedente sobre las partidas en conciliación, generalmente son aquellos depósitos en efectivo y cheques sobre los cuales no se tienen elementos para aplicar. Enviando los detalles del movimiento a la institución financiera, se puede rastrear la información clave para su identificación.

La importancia que tiene la conciliación es minimizar posibles errores, identificar pagos duplicados, fraudes, robo y asegurar que todos los movimientos efectuados en la cuenta bancaria como entradas y salidas de dinero que están asociadas a una operación mientras se encuentran debidamente contabilizadas y documentadas. Una vez ejecutado este proceso el saldo de proveedores, clientes y bancos se muestran los datos reales financieros.

La utilización de un software especializado en procesos de tesorería como el de Saccsa será mucho más sencillo gestionar este y otros procesos contables en una empresa. Además de sistematizar por completo la información, esta herramienta te permite generar la conciliación bancaria de forma automática, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y recursos de incalculable valor.

Automatización como solución a la conciliación bancaria

La automatización de conciliación bancaria puedes ser capaz de realizar los procesos de lectura de estados de cuenta bancarios con servicio host to host a multiples servicios de bancas electrónicas por un sólo canal, el cual reconoce  por cada entidad bancaria tanto  las comisiones, los intereses, el IVA a a pagar, las transacciones entre muchas otras operaciones que facilitan la conciliación bancaria mensualmente con los datos obtenidos en ese periodo. 

• Solución modular con integración a ERP’s.
• Concentración de datos de los participantes: bancos, fintech, corresponsales, proveedores y clientes.
• Revisar datos desde plataforma con acceso web.
• Llevar al día los registros contables con base a las reglas establecidas, configurables y ajustables.
• Reportes de control para supervisar las funciones.
• Monitoreo de transacciones en tiempo real.
• Identificar duplicaciones en cobros y/o pagos

Cuando una organización lleva a cabo el manejo de tesorería con el sistema que Saccsa ha desarrollado para el Core Bancario, tiene la posibilidad de registrar  y contabilizar las cuentas reales, cheques emitidos, depósitos, notas de débito y notas de crédito para determinar y visualizar la disponibilidad bancaria de la empresa de forma automática e incluso tener los reportes de forma inmediata.

La mejor forma de hacer una conciliación bancaria sin duda es un software de tesorería como el que Saccsa ofrece y que se conecte de forma diaria y automática con el host de los bancos para registrar los nuevos movimientos bancarios y realizar así la conciliación bancaria de manera automática.