Saccsa es la solución para la automatización del gasto financiero de tu empresa

Toda organización que tenga vínculos con una institución financiera tiene un gasto financiero que se atribuye a los costos propios de los servicios que les otorgan, estos gastos representan también parte de las salidas de efectivo y para optimizar las operaciones para conocer el gasto derivado de estos servicios financieros, es mejor ayudarse con la automatización de gasto financiero y contabilizarlos.

¿Qué es el gasto financiero?

En todas las empresas existen gastos financieros derivados de sus actividades bancarias. Las entidades financieras aplican determinadas comisiones e intereses por los servicios que ofertan y que son necesarios en la mayoría de los casos para llevar la fluidez del efectivo tanto de los gastos como de los cobros. Estos gastos financieros también forman parte del Cash Flow de una empresa.

Por norma general, las entidades financieras gozan de libertad para fijar sus comisiones y gastos repercutibles, aunque bien existen algunas limitaciones legales en México.

¿Cuáles son los gastos financieros más comunes?

Los gastos financieros más sobrados por las instituciones financieras son las siguientes:

• Intereses: Estos son cargos que realiza el banco por concepto de una deuda de dinero. Se determinan a través de un porcentaje sobre el importe del préstamo total.
  
• Comisiones: Existen cargos conocidos como comisiones que son cobradas en función de los servicios prestados por el banco; existen varios tipos de comisiones como las de apertura de préstamo, mantenimiento de cuenta, por servicios específicos, transferencias, por apertura de cuenta, domicialiación de pagos, utilizar cajeros, nóminas entre otros servicios que son cobrados.
  
• Ajustes negativos derivados por el cambio monetario: Estos suceden cuando se están efectuando operaciones con divisas de otros países y se convierten en moneda nacional.

Todos estos deben ser contados como salidas de dinero ya que representan parte del gasto que se genera periodo a periodo y que modifican el flujo de efectivo.

¿Qué hace un sistema para automatización de gasto financiero?

El sistema para automatización de gastos financiero de Saccsa trabaja con los estados de cuenta de la empresa. 

El sistema de Saccsa para automatización de gasto financiero realiza la labor de reconocer cada movimiento de cobro de los bancos como los intereses y todo tipo de comisiones a través de los estados de cuenta y los contabiliza de manera automática en los libros contables. 

Además se registran todas las transacciones de pago a proveedores, servicios, flujo de efectivo y sobre todo los gastos financieros bancarios, estos se cotejan con los estados de cuenta del periodo y se contabilizan de manera inmediata para tener la información de primera mano.

Ventajas de la automatización del gasto financiero

El crear nuevas vías de trabajo que permitan la automatización de procesos financieros dentro de una empresa o negocio permite crear oportunidades de reinvención y reducir ampliamente los errores que pueden costar mucho dinero. Optar por la tecnología financiera que permite renovar el paradigma, otorga muchas ventajas competitivas tanto adentro como fuera de la empresa.

La gestión de tesorería es la manera fundamental de cuidar las finanzas dentro de una empresa. Todas y cada una de las tareas que se realizan son cruciales para que todo funcione de la manera correcta, entre ellas se encuentra el proceso de conciliación bancaria que a pesar de tener un papel de cuadratura, no siempre termina por tener la precisión que requiere.

¿Qué tan importante es la conciliación bancaria de mi empresa?

La conciliación bancaria es un proceso contable que permite a las empresas comparar el valor de los apuntes contables que la empresa tiene registrados con el valor de los movimientos bancarios de las cuentas con las que opera tu negocio.

Una conciliación bancaria debidamente efectuada clarifica las finanzas al corroborar la cantidad correcta de efectivo disponible en una o varias cuentas bancarias; esto permite identificar las transacciones hechas en un periodo de tiempo así como conocer de primera mano las operaciones faltantes, sobregiradas, fallidas, erróneas, excesivas, desconocidas y hasta fraudulentas.

La manera de realizar esta operación de tesorería es relativamente simple, sin embargo ocupa un lugar muy importante en el orden de las tareas de la gestión de tesorería, así como tiempo y precisión que por un simple mal cálculo o el factor del error humano puede terminar en equivocaciones que cuestan dinero, tiempo y esfuerzo reparar. Para ello Saccsa ofrece soluciones reales a la conciliación bancaria.

Maneras de mejorar la conciliación bancaria en mi empresa

 Existen varias maneras de mejorar la conciliación bancaria en empresa, empezando desde lo más básico hasta la optimización completa del área de tesorería, siempre existe una solución contable a las tareas de gestón financiera.

• Conciliar cuentas bancarias con regularidad

Tener práctica en las tareas de tesorería es una prioridad para que los procesos sean amigables con la gente capacitada para hacerlos. Conciliar las cuentas por cobrar y por pagar con regularidad evita sobresaltos que pueden pasar por alto dependiendo de la cantidad de operaciones. Realizar la conciliación bancaria con regularidad también desglosará la posición financiera en la que se encuentra la empresa conociendo así la cantidad real de liquidez gracias al flujo de efectivo, gastos generales y conocer las entradas y salidas de dinero.

• Precisar el tiempo que toman los procesos de tesorería 

Tener el tiempo medido ayuda a categorizar las tareas que necesitan más esfuerzo. Cuando las tareas de gestión financiera toman un determinado tiempo que contrastan con otras operaciones, se necesitará más ayuda para que no se empalmen en tiempos y no postergarlas.

Programar la conciliación bancaria para realizarla en un momento específico del período es una buena manera de mantener el control sobre las finanzas de la empresa. Dependerá del volumen del flujo de efectivo que se tiene pero es importante realizarlo con constancia para no dejar periodos de tiempo incostantes.

Con un sistema que contribuya a automatizar los procesos de conciliación bancaria, se puede dar puntual seguimiento a todo el flujo de efectivo así como a todos los pasos que llevan a cabo en la misma conciliación, optimizando el tiempo y esfuerzos en otras áreas que también requieren atención.

• Monitoreo de operaciones con reportes

El constante monitoreo de las operaciones financieras de un negocio es vital para dar seguimiento al efectivo que se obtiene. Para realizar un seguimiento puntual acerca del rendimiento de la empresa, se puede permitir la obtención de informes o reportes sobre los movimientos monetarios de entrada y salida que se realizan.

Un sistema digital que permita generar reportes que ayuden a la tesorería y contabilidad a dar claridad a las cuentas por pagar y cobrar, salidas de efectivo, pago de impuestos, extractos bancarios, inventario entre otras, ayuda a mantener un estrcito control sobre las finanzas de la empresa al conocer puntualmente el desempeño financiero de ésta.

• Simplificar el trabajo con la automatización de procesos contables

La conciliación de cuentas por medio de bancos requiere que se ponga atención en cada línea de los libros contables de la empresa, una tarea que manualmente permite el error humano como un factor a considerar. La transferencia de datos con la conexión directa al Host del banco permite que se sincronicen los datos de manera automática garantiza que la empresa esté informada de cada movimiento realizado en tiempo real, así como la simplificación del trabajo al dejar que el software destinado a la gestión de tesorería se encargue de realizar estos procesos.

 La tecnología nos ha permitido optimizar esas tareas que, aunque sean repetitivas, son indispensable para el correcto funcionamiento de un negocio. Es así que la mejor recomendación es automatizar el proceso de conciliación bancaria.

Solución para conciliación bancaria

Dado que la automatización requiere un software para conciliación bancaria, ésta provoca una mejor inmediata en los procesos contables de cualquier empresa al otorgar la posibilidad de configurar por completo los esquemas realizando las tareas propias de la tesorería de manera inmediata.

El software para conciliación bancaria que Saccsa ha desarrollado específicamente para esta operacion otorga múltiples beneficios que dan resultados de inmediato automatizando procesos como:

• Conciliación bancaria automática: Realizar una conciliación automática entre los movimientos registrados en la empresa y los de las cuentas bancarias asociadas.
  
• Conciliación manual: En caso de existir extractos bancarios que por su naturaleza no pueden ser identificados y conciliados automáticamente, el sistema ayuda en su identificación con los datos obtenidos en los libros digitales y concilia con datos previamente obtenidos con la finalidad de que los administradores puedan organizarlos y registrarlos debidamente, detectando de inmediato estos datos.
  
• Pago automatizado a clientes y proveedores: Se pueden automatizar de igual manera el pago de facturas a pagar y realizar el asiento contable de pago para ser conciliado en un mismo periodo.
  
• Recordatorio de pagos a clientes: Se pueden enviar de forma automatizada recordatorio de pagos y facturas vencidas a clientes y proveedores para mantener el contacto con estos.
  
• Saldos abiertos: Se pueden visualizar las facturas o cobros sin conciliar o pendientes de cobro o pago.
  
• Conexión Host to Host de bancos: Conectar y cargar de manera automática tu extracto bancario con tu software de conciliación bancaria y base de datos.
  
• Importar los datos: Se pueden exportar los reportes y datos previos desde archivos a formatos como CSV y Excel.
  
• Alertar sobre errores: El software de Saccsa identifica de inmediato movimientos o saldos que no coinciden entre los reportes bancarios y tu seguimiento contable.
• Realización de reportes: Con el fin de tener un panorama constante sobre las finanzas de la empresa, el software de Saccsa para conciliación bancaria realiza reportes constantes acerca de la operaciones financieras hechas en un periodo determinado.

Añadido a esto, el software de Saccsa a través de sus módulos de operación valida los registros contables junto a los bancarios con los datos y coteja todo el flujo de efectivo de tal manera que se puedan verificar los extractos bancarios con exactitud evitando errores antes de que generen algún problema.

Cuando se tiene un negocio o empresa el efectivo es el punto clave para el manejo financiero, futuros proyectos y capacidad de inversión además, es un indicador clave para entender el estado financiero de cualquier empresa o negocio. ¿Qué hacer para mejorar el cash flow? Conoce las medidas más efectivas a continuación.

En resumidas cuentas: el efectivo es rey en los negocios, por ello un buen manejo de Cash Flow es vital para cualquier organización. 

El buen manejo de Cash Flow es clave en el éxito financiero de cualquier empresa

Toda empresa o negocio mantiene un constante Clash Flow, esto pertence pricipalmente a las entradas y salidas de efectivo de la caja. Conociendo el Cash Flow de una organización se puede evaluar la viabilidad de un negocio y de su inversión, así como la medición del crecimiento, o incluso detectar si existe algún problema sobre la liquidez. 

Cuando un flujo de efectivo es positivo, un negocio experimenta avances en sus proyectos, atrae más clientes y avanza constantemente hacia una mejor posición de crecimiento, por otro lado si una empresa mantiene un flujo de efectivo negativo, ésta correrá el riesgo de tener problemas con la liquidez inmediata necesaria para mantener vivo el proyecto, de hecho esta es la principal razón por la que un negocio o empresa puede llegar a quebrar.

¿Cómo saber cómo va el cash flow de tu empresa?

Existen tres principales maneras de clasificar el Cash Flow, sobre cada una es como se puede verificar la salud financiera de cada empresa.

La primera se trata sobre las actividades operativas. Estas se tratan sobre los ingresos ordinarios que están relacionados con la actividad que desarrolla la empresa como por ejemplo los ingresos que se obtienen de la venta de productos o la prestación de servicios.

En segundo lugar se encuentran las actividades de financiación. Estas actividades tienen que ver principalmente con la manera en la que están contabilizadas los créditos y deudas adquiridas con instituciones financieras que comprometen los pagos y cambios de capital periodo a periodo.

Por último, las actividades de inversión son también parte de las cuentas que deben ser tomadas en cuenta para el cálculo y conocimiento del Cash Flow en un neogio o empresa. Estas representan el efectivo que está destinado hacia la inversión en nuevos productos o servicios como puede ser en stock o en nuevos proyectos. El Cash Flow en todos los casos calcula el flujo del dinero que se destina a cada una de estas clasificaciones.

¿Cómo mejorar el cash flow en tu empresa?

Conocer cómo afecta el flujo de efectivo a tu negocio y cómo tanto las entradas como las salidas tienen un impacto directo en la administración completa ayuda a prepararse ante diferentes escenarios y poder planear el crecimiento de tu empresa. Saccsa te aconseja lo siguiente para mejorar el Cash Flow en tu empresa:

• Mantener un control precios del inventario

Realizar un inventario de manera periódica ayuda a conocer los productos que se mueven más rápidamente que otros de los que se tengan almancenados. Conocer de primera mano las existencias que no tienen mayor uso y darles salida es una buena idea para convertirlos en líquido y saber de cuáles ya no hay que pedir a los proveedores.

• Revisar los estados financieros

El Cash Flow de una empresa mejorar de inmediato desde el momento en el que nos fijamos sobre el estado financiero inmediato del efectivo. Conocer cuáles son los gastos y cobros que se realizan día a día es medular en la gestión financiera. Asegurarse de que los libros estén actualizados y sin errores es una tarea que hoy en día más sencilla con software de tesorería ya que ésta es una solución confiable en los procesos de facturación, cobro, pago y rastreo del efectivo.

• Automatizar el Cash Flow de tu empresa

Automatizar con soluciones digitales el Cash Flow de tu empresa o negocio brindará la información necesaria de manera oportuna fechas de corte para pagos a tus proveedores. También podrás conocer los montos a pagar y cobrar por cliente, la disponibilidad de fondos, conciliaciones bancarias, reportes periódicos sobre las entradas y salidas de efectivo, autotizar salidas de efectivo así como tener un sistema que registra todos los movimientos del efectivo. 

• Asegurarse de que los cobros se efectúen en tiempo y forma

Mantener en orden las cuentas por cobrar es un punto vital para mantener un índice positivo en el Cash Flow de una empresa. Que los clientes se retrasen en el pago de créditos o alargar los periodos de cobro tiene un efecto negativo en la distribución del efectivo disponible en todas las áreas de un negocio o empresa. Dar facilidades de pago es una opción válida al igual que materializar las cuentas por medio de terceros con opciones como el factoraje financiero.

• Conocer a los clientes 

El proceso de conocer a los clientes es un punto básico en el momento de crear relaciones comerciales. En muchas ocasiones aceptar a cualquier persona como potencial cliente equivale a prestar servicios a ciegas. Procesos digitales como el Know Your Costumer ayudan a conocer los perfiles de clientes potenciales y desechar a los que representan más riesgos. Es mejor tener a rededor consumidores leales que consumidores que provoquen problemas en el Cash Flow.

• Conocer a los proveedores

Al igual que ocurre con los clientes, los proveedores para tu negocio son también una parte fundamental. Conocer no sólo sus productos o servicios es una tarea importante en el ramo de las finanzas de una empresa, hay que conocer las facilidades de pago que ofrecen junto a las necesidades que más hay que cubrir. Tener un control sobre las cuentas por pagar es una muy buena opción para no generar intereses. En ocasiones pagar a tiempo, en volumen o incluso adelantado ayuda a tener privilegios en cuanto a descuentos o promociones.

• Arrendamiento como alternativa a compra de equipo o vehículos

El arrendamiento de equipo de trabajo es una opción válida si la liquidez de una empresa no permite comprar de golpe los apartos necesarios para realizar las operaciones de servicios. El arrendamiento de equipo tiene beneficios como la deducción de impuestos y la de ahorrar el gasto sobre el mantenimiento del equipo o vehículo, además de generar un ahorro en suministros.

Soluciones al Cash Flow de tu empresa

Un software que se enfoque en el Cash Flow de tu empresa como el de Saccsa te permitirá tomar mejores decisiones en función de conocer los datos en tiempo real.

Con el software de Saccsa es ahora posible y más sencillo contar con una proyección financiera a largo plazo, eliminar errores por factor humano y evitar equivociones en reportes debido a datos inexactos ya que la solución se encarga de automatizar todos los procesos del flujo de efectivo de tu empresa o negocio.